Données à caractère personnel

Informations sur le ou les traitement(s) des données à caractère personnel réalisé(s) par le Ministère de la Communauté française

1. Traitement de données à caractère personnel de la Direction des Allocations d’Etudes

Dans le cadre de l’introduction des demandes d’Allocations d’Etudes, le Ministère de la Communauté Française, via la Direction des Allocations d’Etudes collecte et traite des informations à caractère personnel pour poursuivre les finalités reprises sur ses pages et qui sont décrites dans la présente politique.

Les données à caractère personnel seront en tout état de cause traitées conformément au. Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

Par le biais de cette politique, nous souhaitons vous informer sur la manière dont vos données sont traitées en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 du parlement européen et du conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (RGPD) et la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel.

En utilisant ce site, vous reconnaissez avoir été informé du traitement de vos données selon les conditions décrites dans cette politique.

2. Responsable du traitement

Le responsable des traitements de données à caractère personnel se rapportant au présent site est le Ministère de la Communauté française représentée par son Secrétaire Général, Boulevard Léopold II, 1080 BRUXELLES.

Les données sont analysées par la Direction des Allocations d’Etudes.

3. Utilisation des données

Les données à caractère personnel de l’utilisateur :

ne sont traitées que conformément aux finalités indiquées lors de leur collecte et dans la mesure nécessaire à satisfaire la demande de l’utilisateur et à accomplir les missions confiées à la Direction des Allocations d’Etudes. Les données ne sont en aucun cas traitées à des fins commerciales ;
ne sont transmises, quand cela est nécessaire, qu’au personnel chargé de traiter chaque demande. Elles ne pourront être transmises à des tiers au Ministère de la Communauté française que si cela s’avère nécessaire pour atteindre les finalités et traiter la demande de l’utilisateur ;

3.1.Finalité(s) du traitement

L’objet du traitement est de récolter des informations en vue de permettre à la Direction des Allocations d’Etudes de déterminer l’octroi ou le refus de l’allocation au demandeur.

Les données sont collectées aux fins de :

identifier les demandeurs d’allocations d’études avec fiabilité et certitude (identification et authentification) ;
déterminer l’octroi ou le refus de l’allocation d’étude (en vérifiant le respect des critères légaux, notamment les critères déterminant la condition peu aisée des demandeurs) ;
calculer le montant de l’allocation (en vérifiant les revenus de tous les membres du ménage qui apparaissent sur la composition de ménage : chef de ménage, conjoint, cohabitant légal ou de fait, ascendants ou non-apparentés à charge) ;
informer le demandeur de la décision de l’Administration (notamment, via une information à jour).

Les données collectées sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités.

La collecte est justifiée dans le cadre de l’application de l’Arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 12 avril 2019, modifiant l'arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 30 août 2017, ces données permettront aux agents de la Direction des Allocations d’Etudes de contrôler la condition peu aisée des candidats à une allocation d'études et de déterminer les montants des allocations d'études en identifiant les membres de la composition de ménage afin de vérifier les revenus :

• Demandeur : identifier le demandeur et accéder aux données correspondantes dans le cadre du calcul de l'octroi d'une allocation d'études.

• Chef de ménage, conjoint, cohabitant, ascendants ou non-apparentés à charge : identifier les membres du ménager dans le cadre du calcul de l'octroi d'une allocation ou d'un prêt d'études, afin de prendre en considération les revenus de tous les membres du ménage apparaissant sur les compositions de ménage des deux parents qui se partagent la garde (en cas de garde alternée).

3.2. Données traitées

La Direction des Allocations d’Etudes collecte les données personnelles, décrites ci-dessous, directement auprès de vous via le site et les formulaires présents sur celui-ci.

Afin de vérifier la précision des données collectées, la Direction des Allocations d’Etudes interroge les sources authentiques du SPF Intérieur et du SPF Finances dans le cadre de ses missions.

Les données du demandeur sont traitées via le formulaire et sont vérifiées auprès du :

- SPF Intérieur pour les données du Registre National concernant les données :

Numéro de Registre National du demandeur
Nom et prénoms du demandeur
Lieu et date de naissance du demandeur
Sexe du demandeur
Nationalité du demandeur
Résidence officielle du demandeur
Etat civil du demandeur
Lieu et date de décès du demandeur
Composition de ménage du demandeur, et ce même en cas de séparation et/ou de garde alternée
Identifiant du ménage
Identifiant (Registre National) des personnes composant le ménage (Référence du demandeur)
Relation des membres de la composition de ménage avec son chef de ménage
Année de référence des données de ménage du demandeur

Numéro de Registre National du conjoint marié, séparé ou en cohabitation légale ou en cohabitation de fait avec le demandeur
Numéro de Registre National des ascendants ou non-apparentés à charge du demandeur

Numéro de Registre National des membres apparaissant sur la composition de ménage
Nom et prénoms des membres apparaissant sur la composition de ménage
Lieu et date de naissance des membres apparaissant sur la composition de ménage
Sexe des membres apparaissant sur la composition de ménage
Nationalité des membres apparaissant sur la composition de ménage
Résidence officielle des membres apparaissant sur la composition de ménage
Etat civil des membres apparaissant sur la composition de ménage
Lieu et date de décès des membres apparaissant sur la composition de ménage

- SPF Finances pour les données de l’AER concernant les données :

Année d’imposition relative à l’AER du chef de ménage (N-2 par rapport à l’année en cours)
Numéro de l’extrait de rôle du chef de ménage
Identifiant de l’AER (Identifiant de l’ART de référence)

La Direction des Allocations d’Etudes enregistre et traite les données suivantes via le service :

Identifiant du demandeur
User qui a créé l’enregistrement

3.3. Délai de conservation

Les données personnelles traitées ne sont conservées que durant le temps nécessaire à la poursuite de la finalité du traitement et en respectant les délais légaux, décrétaux ou réglementaires correspondants à la finalité, ainsi que les dispositions relevant des archives du Ministère de la Communauté française.

Plus précisément :

Afin de répondre à ses missions, la Direction des Allocations d’Etudes conserve les données pendant 7 ans, car les allocations sont attribuées en fonction des revenus de la pénultième année précédant le début de l’année scolaire ou académique envisagée et en raison du fait que le remboursement éventuel doit en être exigé dans les 5 ans à compter du 1^er janvier de l’exercice budgétaire sur lequel la dépense a été imputée (c.f. l’article 13 du Décret réglant, pour la Communauté française, les allocations d’études, coordonné le 7 novembre 1983). Au terme de ce délai, le dossier est archivé et anonymisé.

Les données sont conservées 30 ans pour les dossiers comptables et les contentieux. Au terme de ce délai, toutes les données sont détruites, sur quelque support que ce soit.

3.4. Sécurité

La Direction des Allocations d’Etudes, prend les mesures de sécurité requises pour protéger les données à caractère personnel contre la destruction accidentelle, la modification, l’accès (éventuellement malintentionné) ou tout autre traitement non autorisé.

L’accès sécurisé aux données répond aux exigences de sécurité de la Fédération Wallonie-Bruxelles au moyen de l’application informatique Cerbère, qui est une procédure sécurisée d’auto-enregistrement via la carte d’identité électronique qui donne accès aux serveurs de la Fédération Wallonie-Bruxelles.

4. Quels sont vos droits ?

Pour toute demande d’exercer vos droits, vous pouvez contacter le DPO du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, par voie électronique ou par voie postale :

protectiondesdonnees(at)cfwb.be
Délégué à la protection des données – MFWB
Boulevard Léopold II, 44 - 1080 Bruxelles

Suite à l’entrée en vigueur du Règlement européen du 27 avril 2016 sur la protection des données à caractère personnel (RGPD), le Ministère de la Communauté française (en tant que responsable de traitement au sens du RGPD) est tenu d’informer ses usagers sur l’utilisation qu’il fait de leurs données à caractère personnel.

En tant qu’autorité publique, le Ministère collecte, exploite, communique ou transfert vos données à caractère personnel dans un contexte juridique et organisationnel précis. Chaque traitement est répertorié dans un registre interne.

À tout moment, vous pouvez demander à une notre institution d'obtenir des informations sur les traitements mis en place par le Ministère et les opérations que nous réalisons avec vos données.

En tant que citoyen, vous pouvez exercer un certain nombre de droitsdans les conditions et cas prévus par la RGPD. Vos demandes sont analysées au cas par cas afin de pouvoir vous apporter une réponse dans les délais légaux qui corresponde à vos besoins et aux missions du Ministère.

Pour plus d’informations sur vos droits : https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/vie-privee/quels-sont-mes-droits-

À tout moment, vous pouvez demander à notre institution :

d’accéder à leurs données à caractère personnel ;
d’obtenir la rectification de vos données à caractère personnel inexactes ;
d’obtenir la limitation du traitement de vos données dans certains cas prévus par le RGPD ;
de s’opposer au traitement de vos données dans certains cas prévus par le RGPD ;
d’obtenir, l’effacement de vos données ;
de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant, sauf lorsque cette décision est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat, est autorisée légalement ou est fondée sur leur consentement.

Pour exercer vos droits, vous êtes invités à suivre les consignes suivantes :

envoyer un courriel à notre Délégué à la Protection des Données (DPD) à l’adresse suivante : protectiondesdonnees(at)cfwb.be ;
mentionner le droit que vous souhaitez exercer ;
indiquer les informations que vous souhaitez obtenir ;
préciser l’intitulé du traitement et/ou le service qui le réalise (si vous connaissez ces informations) ;
apporter la preuve de votre identité en annexant, par exemple, à votre demande une copie de votre carte d’identité (recto/verso) avec un paraphe daté, le nom de notre organisation, la date et l’objet de votre demande (et ce afin que celle-ci ne puisse pas être utilisée ultérieurement à d'autres fins).

Pourquoi ce document est-il demandé ?

Afin de respecter la vie privée de chaque citoyen, le Ministère doit vérifier l’identité de la personne qui introduit la demande et authentifier cette personne dans son parc applicatif.

Cette copie n’est accessible qu’au délégué à la protection des données et est automatiquement supprimée dès que l’identification et l’authentification ont pu être réalisées avec certitude.

La simple mention de votre numéro de registre national ne suffit pas. Si le Ministère ne peut procéder à cette vérification, aucune suite ne pourra être donnée à votre demande.

Le Ministère dispose d’un délai légal de 1 mois pour répondre à votre demande à partir de la réception de votre courriel par notre service. Cependant, pour que le délai commence à compter, la demande doit être complète et votre identité doit être prouvée. A défaut, le délai est « suspendu » dans l’attente des informations nécessaires. Au besoin, ce délai peut être prolongé de deux mois, compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.

Dans la mesure où, après avoir contacté le DPO du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles afin d’exercer vos droits, vous estimez que ceux-ci ne sont toujours pas respectés, vous pouvez vous adresser à l’Autorité de Protection des Données (APD) afin :

d’obtenir des renseignements via le Service de Première ligne qui accompagne les démarches des citoyens ;
de demander une médiation si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre demande par le Ministère de la Communauté française ;
d’introduire une plainte après avoir épuiser toutes les autres voies de recours.

L’Autorité de Protection des données dispose d’une politique de classement sans suite des dossiers qui permet aux citoyens de mieux appréhender les possibilités d’actions qui s’offrent à eux.

5. Utilisation de cookies

Aucun cookie n’est utilisé dans le formulaire électronique de demandes d’allocations d’études.